Politica de Privacidade

 

Data em vigor: Julho 2018

Conteúdos

1. Quem somos
2. A quem se aplica esta Política de Privacidade?
3. Que informação inclui?
4. A informação que recolhemos e como a usamos
5. Transferências internacionais
6. Divulgações
7. Fornecedores de serviços
8. Atualização da informação
9. Retenção
10. Os seus direitos

 

1. Quem somos

Antalis (“ANTALIS”) é uma Sociedade Anónima francesa com um capital social de 213 000 000 euros, registada no Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre com o número 410 336 069, e com sede na 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (França).

O Grupo ANTALIS é o principal distribuidor de papel para a indústria gráfica e fornecedor de soluções de Embalagem e Comunicação Visual na Europa e no mundo (com exceção dos Estados Unidos). O Grupo ANTALIS é o único operador do sector com presença internacional em 43 países através das suas filiais. O Grupo ANTALIS oferece uma das mais amplas e diversificadas gamas de produtos e soluções no mercado e proporciona aos seus clientes um elevado e inovador nível de atendimento personalizado, especializado e logístico, principalmente através dos seus 123 centros de distribuição espalhados pelo mundo.

Os dados de contato das filiais da ANTALIS no mundo podem ser consultados na nossa página web www.antalis.com.

A ANTALIS está comprometida em recolher, manter e usar informações pessoais sobre os nossos clientes e contato comerciais de forma responsável. As disposições em matéria de proteção de dados na União Europeia, ou noutro local, impõem condições rigorosas à ANTALIS.

Através do seu Código de Conduta, a ANTALIS criou, para si e para as empresas do Grupo, uma declaração, onde o Grupo reconhece o direito fundamental e inalienável de cada individuo à proteção da sua vida privada e dos seus dados pessoais, comprometendo-se a implementar os procedimentos necessários para que a recolha e o processamento dos dados pessoais, no âmbito das suas atividades, sejam aplicados segundo a lei e com o devido respeito pelo indivíduo, segurança e confidencialidade da sua informação. Pode saber mais na nossa página web www.antalis.com.

O Grupo ANTALIS trabalha para atualizar os seus processos de acordo com o Regulamento da UE 2016/679 relativo à Proteção de Dados Pessoais, estabelecendo um programa interno de proteção de dados para promover um padrão consistente na recolha, uso e gestão da informação pessoal em todo o Grupo ANTALIS.

O(s) Controlador(es) de Dados, com respeito aos seus dados pessoais, será a Companhia ANTALIS ou filiais com as quais está a negociar e/ ou ANTALIS, que em seguida se denominará ANTALIS.

Esta Política de Privacidade explica como podemos recolher, usar e divulgar informação sobre clientes, fornecedores, acionistas e outros contatos comerciais e empresariais, e descreve os direitos que pode ter em relação à sua própria informação. Por favor, leia a Política de Privacidade com atenção.

2. A quem se aplica esta Política de Privacidade

Clientes

Esta política aplica-se aos contatos particulares dos clientes com quem lidamos, incluindo os potenciais clientes. Isto aplica-se a informação pessoal que é recolhida como parte do nosso processo de integração e desvinculação de clientes, bem como à informação recolhida durante o decurso da relação com o cliente.

Esta política também se aplica à informação pessoal dos empregados das entidades clientes, cujos detalhes podemos receber como parte do fornecimento de produtos e serviços. Nestas circunstâncias, o nosso interlocutor no cliente é responsável por garantir que todas as pessoas afetadas saibam que nos proporcionaram os seus dados pessoais e os fins para os quais usaremos essa informação, por exemplo, mostrar-lhes uma cópia desta política.

Acionistas

A descrição acima também se aplica aos nossos acionistas.

Fornecedores

A descrição acima também se aplica aos nossos fornecedores.

Contatos Comerciais

Além disso, esta política abrange a informação pessoal de pessoas que não são clientes ou antigos clientes ou acionistas, mas que estão envolvidos com a ANTALIS pela subscrição de comunicações, como alertas por email e publicações, ou que assistem a eventos organizados pela ANTALIS (individualmente ou em colaboração com organizações parceiras).

Outros Contatos

Esta política também abrange a informação pessoal de pessoas com as quais a ANTALIS tem um acordo comercial ou contato no decurso do seu negócio, tais como agentes, outros partes interessadas e partes adversas.

3. Que informação inclui?

Nesta Política de Privacidade, “informação pessoal” significa qualquer informação (eletrónica ou escrita) relacionada com um individuo que possa ser identificado direta ou indiretamente, nomeadamente, por referência a um identificador como um nome, um número de identificação, dados de localização, um identificador online ou um ou mais fatores específicos da identidade física, psicológica, genética, mental, económica, cultural ou social desse indivíduo.

Também inclui categorias especiais de informação pessoal (“dados de categorias especiais”) a partir das quais podemos determinar ou inferir a origem racial ou étnica do indivíduo, as suas opiniões políticas, crenças religiosas ou outras crenças de natureza semelhante, filiação sindical, saúde ou condição física e mental (incluindo dados biométricos e genéticos), orientação/ vida sexual, ou dados jurídicos (inclui informação relativa ao registo criminal ou registo de infrações penais e qualquer sentença ou multa imposta).

A ANTALIS só recolherá dados das categorias especiais se for necessário para algum dos fins descritos em seguida. Mais informação sobre quando e porque podemos fazer isto no ponto 4 “A informação que recolhemos e como a usamos”.

4. A informação que recolhemos e como a usamos

A ANTALIS pode usar a sua informação pessoal para diversos fins, conforme descrito nos seguintes pontos.

A ANTALIS está comprometida a recolher e a usar apenas a informação pessoal necessária para o fornecimento de produtos e serviços aos nossos clientes; estabelecer e/ ou manter um relacionamento comercial com contatos comerciais; e informar as pessoas sobre produtos, serviços e eventos que considere de interesse razoável para elas e/ ou que de alguma forma tenham confirmado a intenção de receber informação de ANTALIS. Para mais informação sobre os objetivos, a informação que podemos recolher, a fonte de informação e a autoridade jurídica em que a ANTALIS confia, envie um email a DPO@antalis.com.

Em alguns casos, será obrigatório que disponibilize informação pessoal à ANTALIS para que possamos oferecer-lhe produtos e serviços (ou ao seu empregador), interatuar consigo ou cumprir com as obrigações legais de ANTALIS.

Identidade, Conflitos, Branqueamento de Capitais e outros Controlos

ANTALIS recolhe as mais variadas informações sobre os clientes e contatos como parte do nosso novo processo de integração. A isto podemos chamar de due diligence ou “Conheça o Seu Cliente” ou “Conheça o Seu Fornecedor”. Os controlos podem incluir alguns ou todos os seguintes aspetos:

• Verificação da identidade: comprovante de nome e morada;  
• Titularidade final das entidades corporativas e outras entidades legais;
• Verificação de conflitos: para evitar um conflito de interesses;
• Prevenção do branqueamento de capitais, ganhos derivados da atividade criminosa e financiamento do terrorismo;
• Controlo de pessoas politicamente expostas: aquelas com funções destacadas no governo, a nível judiciário, tribunais, bancos centrais, embaixadas, forças armadas e empresas do Estado, incluindo os seus familiares e associados próximos;
• Verificação da lista de sanções governamentais;
• Lista de informação pessoal.

Estes controlos são realizados por motivos legais, regulamentares ou comerciais, e pode haver a necessidade de repeti-los durante o decorrer do contrato. É importante que nos forneça toda a informação e os documentos necessários ou isto pode afetar a nossa capacidade para fornecer produtos e serviços.

Podemos usar fontes de terceiros para obter parte desta informação. Poderá aceder aos dados enviando um email para DPO@antalis.com.

Fornecedor Produtos e Serviços

ANTALIS pode recolher e gerar dados adicionais sobre si durante o período do nosso contrato com o objetivo de lhe fornecer produtos e serviços.

Também podemos usar a sua informação pessoal para:

• Administrar a nossa relação comercial e manter as relações contratuais;
• Para fins contabilísticos e fiscais;
• Marketing e desenvolvimento comercial;
• Cumprir com as obrigações regulamentares da ANTALIS;
• Estabelecer, exercer e defender os direitos legais;
• Prevenir e detetar o crime;
• Para fins históricos e estatísticos.
 

Outras Interações de Negócio

Como parte do seu negócio ou outras transações comerciais com ANTALIS, podemos recolher ou gerar informações sobre si. Podemos usar esta informação pessoal para administrar a nossa relação ou manter relações contratuais para fins contabilísticos e tributários e para cumprir com as nossas obrigações regulamentares.

Também podemos partilhar os seus dados pessoais com terceiros se vendermos ou comprarmos um negócio ou ativos. Neste caso, é possível que necessitemos de divulgar informação pessoal ao possível vendedor ou comprador da empresa ou dos ativos em questão, bem como aos seus assessores profissionais. Se a empresa ou parte substancial dos seus ativos forem adquiridos por terceiros ou por uma companhia do nosso Grupo, os dados pessoais que possuímos através do vendedor serão incluídos nos ativos transferidos.

Informação Recolhida nas nossas Instalações
 

Ao visitar as nossas instalações, a sua imagem poderá ser gravada pelo Sistema CCTV operado pela ANTALIS ou pela entidade que gere as nossas instalações. Os sistemas de controlo de acesso às nossas instalações também podem gravar a localização, hora e data da sua entrada e saída dos nossos escritórios.

Comunicações

Onde for permitido pela lei aplicável, a ANTALIS pode registar e/ ou monitorizar as chamadas telefónicas feitas e recebidas e as comunicações eletrónicas enviadas ou recebidas pelas redes da ANTALIS para proteger o nosso negócio e verificar a cumprimento das nossas políticas e os requisitos legais relevantes. Qualquer gravação e/ ou monitorização deste tipo será realizado para fins comerciais legais e em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Podem estar incluídos os seguintes objetivos:

• Dados de gravação (incluindo mensagens de voz convertidas em texto);
• Conformidade com as políticas e procedimentos da ANTALIS;
• Conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis;
• Prevenção e deteção de crime;
• Monitorizar o uso efetivo e a gestão das redes e sistemas da ANTALIS.
 

Para comunicar de forma eficiente, a correspondência e os documentos devem ser enviados por email não encriptado. Deve estar consciente que isto não é garantido como um método de comunicação seguro, e que não existem padrões de serviço para a entrega. Se preferir que não usemos emails não encriptados, por favor fale com o seu interlocutor na ANTALIS.

Marketing e Desenvolvimento de Negócios

A ANTALIS recolhe informações para fins de marketing e desenvolvimento de negócios e como parte da administração geral do relacionamento com os clientes. Podemos usar algumas informações pessoais para fins de entretenimento do cliente, incluindo o registo dos seus interesses e preferências.

Podemos usar os seus dados pessoais para lhe enviar informação por email ou correio postal, ou através das redes sociais ou sites de redes sociais, sobre os nossos produtos e serviços, novidades na indústria, folhetos, comunicados de imprensa, convites para seminários e palestras. Ao registar-se na nossa página web, pode selecionar as áreas ou os temas que lhe interessam. Pode atualizar as suas preferências ou cancelar a subscrição a qualquer momento. Para mais informação sobre como exercer os seus direitos, consultar o ponto 11 “Os Seus Direitos”.

Eventos

Se assistir a um evento organizado por ou em associação com a ANTALIS, os seus dados de contato serão recolhidos como parte do registo do evento. Esta informação pode incluir requisitos dietéticos, informações sobre algum problema de saúde ou deficiência que possa afetar a sua assistência ou participação no evento. Quando um evento for realizado em conjunto com uma entidade parceira ou realizado num local externo é possível que necessitemos partilhar os seus dados pessoais com o parceiro, o organizador do evento ou local. Só se partilhará a informação mínima necessária para a realização do evento. Se o evento for realizado em conjunto com uma organização parceira, esta será responsável por informá-lo sobre qualquer ação de marketing que desejem levar a cabo e obter o seu consentimento quando for necessário.

Cookies

Se entrar nas nossas páginas web, informamos que estas têm cookies e outras ferramentas para análise do tráfego da web (ex.: Pixel Tracking, Google Analytics, etc.). Clique em política de uso de cookies para mais informação sobre como usamos estas ferramentas ou solicite-a através do email dpo@antalis.com

5. Transferências Internacionais

A ANTALIS é um grupo internacional que opera a nível mundial. Como a maioria das empresas internacionais, ANTALIS centralizou certos aspetos da administração de clientes e da gestão de registos na União Europeia. Além disso, quando os projetos abrangem mais de uma jurisdição, a informação deverá estar acessível a todos os membros da ANTALIS que estejam a trabalhar no assunto. Como resultado, a sua informação pessoal pode ser transferida para fora do país de origem (isto inclui transferências para fora do Espaço Económico Europeu) e pode ser acedida pela ANTALIS a nível mundial.

A ANTALIS tomará todas as precauções legais e de segurança necessárias para garantir a segurança e a integridade da informação pessoal transferida dentro de ANTALIS para permitir transferências globais dentro de ANTALIS de informação pessoal originada no EEE, de acordo com as Leis de Privacidade Europeias aplicáveis através do uso dos mesmos padrões de proteção para informação pessoal. Portanto, a sua informação pessoal receberá o mesmo nível de proteção, independentemente da sua localização dentro da ANTALIS.

A sua informação pessoal também estará acessível aos fornecedores de serviços da ANTALIS, que estejam localizados noutras jurisdições. Para mais informação, consulte o ponto 7: “Fornecedores de Serviços”.

6. Divulgações

A ANTALIS fará todos os esforços razoáveis para divulgar a informação pessoal mínima necessária em cada caso.

A ANTALIS pode divulgar a sua informação pessoal (i) quando for necessária para os fins indicados, inclusive dentro de ANTALIS; (ii) se exigida pela lei aplicável; (iii) em relação com uma reorganização ou combinação da nossa empresa com outra empresa, (iv) se considerarmos que tal divulgação é necessária para cumprir ou aplicar os termos do contrato e outros acordos ou para proteger e defender os direitos, propriedade ou segurança da ANTALIS; (v) para cumprir com um procedimento judicial, ordem judicial ou outra obrigação legal, ou uma consulta regulamentar ou governamental; ou (vi) com o seu consentimento.

Chamamos, em particular, a atenção para um facto que, em algumas jurisdições, a ANTALIS tem a obrigação legal de informar de transações suspeitas e outras atividades às autoridades reguladoras relevantes sobre o branqueamento de capitais, o financiamento do terrorismo, as operações com informação privilegiada ou legislação relacionada. A ANTALIS também pode denunciar suspeitas de atividades criminosas à polícia e a outros órgãos responsáveis pela aplicação da lei. É possível que não tenhamos autorização para informá-lo sobre isto antes da divulgação, ou mesmo nunca poder informar.

Os terceiros destinatários de informação pessoal relacionados com clientes, empresas e contatos da empresa podem incluir:

• Autoridades Fiscais, Aduaneiras e de Impostos Especiais;
• Órgãos reguladores e outros organismos profissionais;
• Autoridades de bolsas de valores e cotação;
• Registos públicos de diretores de empresas e acionistas;
• Fornecedores de serviços de verificação de identidade;
• Agências de referência de crédito;
• Tribunais, polícia e serviços de aplicação da lei;
• Departamentos e agências governamentais;
• Auditores e assessores profissionais (incluindo seguradoras e consultores de indeminização profissional).

 

7. Fornecedores de Serviços

Os terceiros que prestam serviços a ANTALIS são referidos como "Subcontratados". A ANTALIS estabelecerá contratos com subcontratados que atendam os requisitos previstos nas leis de privacidade. Os subcontratados devem utilizar medidas de segurança adequadas para proteger a informação pessoal e estão proibidos de usar informação pessoal por qualquer outra razão que não seja a indicada pela ANTALIS.

Os subcontratados que processam informação pessoal em nome de ANTALIS podem estar localizados na Europa ou em outros países do mundo. A ANTALIS garante que os subcontratados cumprem com os requisitos legais aplicáveis para a transferência de informação pessoal fora da jurisdição em que foram recolhidos originalmente. Para os dados recolhidos no Espaço Económico Europeu ou que se relacionem com os titulares de dados no EEE, a ANTALIS exigirá que os subcontratados executem as cláusulas contratuais-tipo para a transferência de informação pessoal a países terceiros, conforme sancionado pelas leis de privacidade europeias aplicáveis.

Para mais informação sobre as entidades subcontratadas com os quais trabalhamos, entre em contato com o Responsável pela Proteção dos Dados Globais de ANTALIS através do seguinte email: DPO@antalis.com

8. Atualização da Informação

A ANTALIS esforça-se por manter a precisão e a integridade da informação pessoal em seu poder. Para nos ajudar a garantir que temos a informação mais atualizada sobre si, é importante que nos informe sobre qualquer atualização dos seus dados de contato ou outra informação pessoal. Entre em contato com a pessoa com quem normalmente contata na ANTALIS. Também pode entrar em contato com o Responsável pela Proteção de Dados Globais de ANTALIS através do seguinte email: DPO@antalis.com

9. Retenção

A ANTALIS reterá informação pessoal apenas durante o tempo que for necessário para os fins descritos no ponto 4: “A informação que recolhemos e como a usamos”. Tenha em conta que os períodos de retenção podem variar em diferentes jurisdições. Os dados pessoais são geralmente guardados durante um período mínimo de 2 anos e podem guardar-se durante um período adicional definido pelo estatuto de limitação aplicável.

É possível que tenhamos de reter informação por períodos de tempo significativos para estabelecer, exercer ou defender os nossos direitos legais e para fins históricos e de arquivo. Sempre que possível, a informação pessoal será anónima através da eliminação, substituição ou bloqueio dos dados que permitam identificar as pessoas.

Para mais informação sobre a política de retenção, entre em contato com o Responsável pela Proteção de Dados Globais de ANTALIS enviando um email para: DPO@antalis.com

10. Os Seus Direitos

Os seus direitos em relação à sua informação pessoal:

• Aceder à informação pessoal que a ANTALIS tem sobre si;
• Corrigir a sua informação pessoal, por exemplo, se estiver incompleta ou incorreta;
• Optar por não receber comunicações de marketing a qualquer momento;
• Em certas circunstâncias e sujeito à lei aplicável, ter direito a restringir ou a opor-se ao processamento da sua informação pessoal ou solicitar que a sua informação pessoal seja apagada;
• Em certas circunstâncias e sujeito à lei aplicável, ter direito a receber uma cópia da informação pessoal que proporcionou a ANTALIS, num formato estruturado, de uso comum e legível por máquina (conhecido como "Portabilidade de Dados");
• Ter direito a retirar o seu consentimento, quando proporcionou informação pessoal voluntariamente, ou de outro modo deu consentimento para o seu uso;
• Ter direito a reclamar à Autoridade de Proteção de Dados (ver mais abaixo).

Se desejar exercer os seus direitos, entre em contato com o Responsável pela Proteção de Dados Globais da ANTALIS através do email: DPO@antalis.com

E-mailing e comunicação eletrónica com fins de marketing direto

Quando se cria uma conta ou quando se regista pela primeira vez connosco, a ANTALIS pergunta-lhe se deseja receber informações de marketing/comercial da ANTALIS. Para receber informações da ANTALIS, marque a caixa "Aceito receber informações de marketing/comercial ou ofertas em nome do Grupo ANTALIS por qualquer meio de comunicação eletrónica de acordo com esta Política de Privacidade". Se não desejar receber informações, deixe a caixa desmarcada.

OPTIN: Se concordou em receber informação da ANTALIS, a ANTALIS poderá enviar-lhe informações de marketing/ comercial em formato digital ou impresso. Por exemplo, informação sobre os produtos, ofertas comerciais, informação sobre um evento, informação sobre um projeto ou um convite.

Para cancelar a inscrição, pode entrar em “A Minha Conta” na página web da ANTALIS e desmarcar a caixa, ou clicar no link de cancelamento que está incluído em qualquer email enviado por ou em nome da ANTALIS, ou enviar um email ao Responsável pela Proteção de Dados Globais da ANTALIS: DPO@antalis.com

Tem menos de 16 anos?

Se tem menos de 16 anos, ou a idade legar no seu país, certifique-se que tem a autorização dos seus pais/ representante legal antes de nos fornecer os seus dados pessoais. Os menores de 16 anos, e outras pessoas que não tenham a idade legal, não estão autorizados a fornecer os seus dados pessoais sem a referida autorização.

Direito a apresentar uma reclamação

Se a nossa resposta não o satisfaz ou se considerar que não processámos os seus dados pessoais de acordo com o estipulado por lei, pode apresentar uma reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados correspondente ao seu país.

Retificações a esta declaração

Esta Política de Privacidade foi atualizada em julho de 2018. Podemos realizar alterações ocasionalmente ou modificá-lo conforme seja necessário para cumprir com qualquer lei de proteção de dados aplicável. É possível revisá-lo quando considere necessário. Qualquer alteração a qualquer disposição da Política de Privacidade será aplicada a partir da data de publicação nas nossas páginas web.

Consultas

Se tiver alguma dúvida sobre esta Política de Privacidade, entre em contato com o Responsável pela Proteção de Dados Globais de ANTALIS através do seguinte email: DPO@antalis.com